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Dienstag, 22.01.2013

Wenn die E-Mail an den falschen Empfänger geht

Elektronische Post lässt sich schnell verschicken. Das ist gut – hat aber auch seine Tücken.

Ist Ihnen das schon mal passiert? Die hastig getippte E-Mail geht nicht an den besten Freund, sondern an den Chef – denn beide haben zufällig den gleichen Vornamen. Oder eine süffisante Bemerkung zu einer E-Mail mit Arbeitsanweisungen vom Vorgesetzten landet nicht nur beim Kollegen, sondern durch einen falschen Klick auf „Alle antworten“ im ganzen Büro. Was man in so einem Fall tut – und welche ungeschriebenen Gesetze beim E-Mail-Verkehr gelten.

Irrläufer-Mails zurückholen

Einige Programme bieten die Option, die E-Mail zurückzuholen, erklärt Kommunikationscoach Martina Dressel. Doch für die Vertuschung des Fauxpas müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Der Empfänger muss erstens auf dem gleichen Server E-Mails empfangen wie der Absender. Das ist zwar innerhalb von Unternehmen oft üblich – doch sobald eine E-Mail an einen Kunden geht, sieht der Absender alt aus. Zweitens darf der Adressat seine Nachricht noch nicht gelesen haben. Schnelles Handeln ist also gefragt. In Outlook funktioniert das Zurückrufen einer Nachricht im Ordner „Gesendete Elemente“. Über den Button „Aktionen“ und „Diese Nachricht zurückrufen“ kann die falsch adressierte E-Mail beim Empfänger gelöscht werden.

Telefonisch entschuldigen

Nicht selten ist eine rettende Rückruf-Aktion unmöglich. Eine zweite E-Mail zur Ehrenrettung hinterherzuschicken, ist aber wenig sinnvoll. „Das macht die Angelegenheit erst richtig lächerlich“, sagt Kommunikationsberater Ralf Tjarks. Besser sei es, mit dem Adressaten das persönliche Gespräch zu suchen.

Erst Text, dann Adresse

Um solchen Ärger von vornherein auszuschließen, sollte man immer erst den Text schreiben und dann den Empfänger auswählen, rät Tjarks. Wer ganz vorsichtig ist, schreibt wichtige E-Mails in einem Word-Dokument vor und fügt sie erst kurz vor dem Versenden in das Nachrichtenfenster ein.

Auch online die Form wahren

Arbeitnehmer sollten beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail keinen Unterschied zum klassischen Brief auf Papier machen. Anreden wie „Sehr geehrte/r“ und Verabschiedungen wie „Mit freundlichen Grüßen“ seien Pflicht, sagt Martina Dressel. Abkürzungen sind aber in Ordnung. Bei „MfG“ sei ein Missverständnis schließlich auszuschließen, sagt der Hamburger Medienlinguist Jannis Androutsopoulos.

Auf Emoticons sollte man jedoch verzichten. In dienstlichen E-Mails hätten sie nichts zu suchen, sagt Ralf Tjarks. Der Absender müsse stets damit rechnen, dass der Empfänger die Signale nicht eindeutig entschlüsseln könne. Das führe zu Missverständnissen. (dpa)

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